যোগাযোগ শাস্ত্রে ফিডব্যাক খুব গুরুত্বপূর্ণ একটি বিষয়। কিন্তু, এর মানে এই নয় যে কারো সঙ্গে কথা বলার সময় আপনি বারবার প্রত্যুত্তর করতেই থাকবেন কিংবা সব কথাতেই মতামত দেবেন।

ফিডব্যাক আমাদের প্রতিদিনের ব্যক্তিগত, পারিবারিক, পেশাগত বা সামাজিক যোগাযোগের নিয়মিত ও অবিচ্ছেদ্য অংশ হতে হবে। নিয়মিত ফিডব্যাকই যোগাযোগের উদ্দেশ্যকে সফল করে। কিন্তু, ফিডব্যাক দিতে হবে সহজ কিছু নিয়ম বা শর্ত মেনে। এর একটি হলো ফিডব্যাক দেওয়ার জন্য সঠিক বা উপযুক্ত সময় বাছাই করা।

ফিডব্যাক দেওয়ার অন্যতম উদ্দেশ্য হলো সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির ওপর দীর্ঘমেয়াদে ইতিবাচক প্রভাব তৈরি করা; তার কাজ বা আচরণে পরিবর্তন আনা। এজন্য উপযুক্ত সময়ে ফিডব্যাক দেওয়া খুব গুরুত্বপূর্ণ।

কখন ফিডব্যাক দেবেন এবং কীভাবে তা বুঝবেন

• যখন কারো ভালো কোনো কথা, আচরণ বা কাজকে উৎসাহিত করা দরকার বলে মনে হবে
• যখন নিশ্চিতভাবে বুঝবেন, এখন ফিডব্যাক দেওয়া হলে ওই ব্যক্তি তা গুরুত্বের সঙ্গে নেবে
• যখন ওই ব্যক্তি নিজে থেকেই আপনার কাছে ফিডব্যাক চাইবে
• যখন আপনার ফিডব্যাকের ওপর নির্ভর করে কোনো সিদ্ধান্ত নেওয়ার সম্ভাবনা থাকবে
• যখন বুঝবেন, এখনই ফিডব্যাক দেওয়ার ঠিক সময়; দেরি করলে আর এর প্রাসঙ্গিকতা থাকবে না
• যখন মনে হবে যে পরিস্থিতির বদল প্রয়োজন কিন্তু ফিডব্যাক (আলোচনা বা নির্দেশ) ছাড়া তা সম্ভব হবে না
• যাকে ফিডব্যাক দিচ্ছেন, তিনিই এ বিষয়ের জন্য প্রাসঙ্গিক বা উপযুক্ত ব্যক্তি - এ বিষয়ে যখন নিশ্চিত থাকবেন

কখন ফিডব্যাক দেওয়া ঠিক হবে না এবং কীভাবে তা বুঝবেন

• যখন ফিডব্যাক দেওয়ার মতো কোনো পরিস্থিতি নেই বা ফিডব্যাক একেবারেই প্রয়োজন নেই বলে আপনি নিজেই বুঝতে পারছেন
• যে বিষয়ে ফিডব্যাক দেওয়া দরকার, ওই বিষয়টি নিয়ে যখন আপনি নিজেই স্পষ্টভাবে জানেন না
• যখন ওই ব্যক্তিটি কোনো ধরনের ফিডব্যাক চাইছেন না বা পছন্দ করবেন না বলে বুঝতে পারবেন
• যখন ফিডব্যাক দিলে বক্তার কথা বলার স্বাভাবিক গতিতে বিঘ্ন ঘটবে বলে মনে হবে
• কেউ যখন এতোটাই বেশি আবেগপ্রবণ অবস্থায় রয়েছে যখন ফিডব্যাক কোনো কাজেই আসবে না (কারণ ওই ব্যক্তি তা গ্রহণ বা বিবেচনার মতো মানসিক অবস্থাতেই নেই)
• যখন বুঝবেন, দেরি হয়ে গেছে; এখন আর ফিডব্যাকের কোনো প্রাসঙ্গিকতা নেই
• যখন বুঝবেন, ফিডব্যাক দেওয়ার জন্য প্রাসঙ্গিক বা উপযুক্ত ব্যক্তিটি তিনি নন
• যখন গুছিয়ে, বুঝিয়ে ও গঠনমূলক উপায়ে ফিডব্যাক দেওয়ার মতো যথেষ্ট সময়, ধৈর্য বা যোগ্যতা কিংবা সক্ষমতা আপনার নেই বলে মনে হবে
• যখন ফিডব্যাক নিরপেক্ষ না হয়ে একান্তই আপনার ব্যক্তিগত অভিমত ও পক্ষপাতদুষ্ট বলে আপনি নিজেই বুঝতে পারবেন
• আপনার দেওয়া ফিডব্যাক আসলে ওই ব্যক্তির জন্য বা বিদ্যমান পরিস্থিতির পরিবর্তন কিংবা উন্নতির জন্য কোনো ভূমিকাই রাখবে না বলে আপনি নিশ্চিত